Acontecem de forma mútua e pré determinada e dependem dos dados pessoais para serem firmadas. Isto porque é a partir do uso e armazenamento das informações pessoais dos titulares que os processos são efetivamente desenvolvidos dentro de uma instituição.

Desde setembro de 2020 as instituições passaram a priorizar a proteção de dados se pautando principalmente na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A ferramenta tornou-se indispensável nas relações de trabalho e seu uso passou a ser obrigatório dentro dos procedimentos internos de uma empresa.

Uma rotina trabalhista envolve diversas etapas, que vão desde a contratação até o momento do desligamento, e é necessário garantir que as informações pessoais dos contratados sejam bem trabalhadas durante todos esses passos.

O que mudou depois da LGPD?

A legislação foi estruturada para garantir a privacidade dos titulares, assim como para criar e incentivar a aplicação de uma cultura de proteção de dados.

A partir dos artigos dispostos e das informações evidenciadas pelas Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), instituições de diferentes portes precisaram se adaptar à nova rotina.

Alguns pontos acabam se destacando mais que outros, no entanto, é importante que as empresas compreendam todos eles e criem regramentos internos para evitar o mau tratamento dos dados e o recebimento de sanções.

Algumas obrigatoriedades como, o consentimento dos titulares, a eliminação ou alteração dos dados, a confidencialidade e a criação de um canal de comunicação também estão diretamente ligadas aos processos trabalhistas.

Impacto na rotina trabalhista

Os empregadores, por coletarem e armazenarem os dados dos funcionários, devem incluir as regras em todas as ocasiões. Precisam ainda se atentar sobre quais dados podem ser armazenados assim como o tempo que devem permanecer.

A segurança dos sistemas também precisa ser uma preocupação para a empresa, a fim de que os dados não sejam vazados e as informações dos funcionários não sejam acessadas.

É válido destacar que a rotina trabalhista costuma ser dividida em três etapas:

• pré-contratual: onde há o contato inicial com o candidato, que pede pelo uso de informações pessoais para identificação. No entanto, os dados sensíveis não devem ser requeridos neste momento. O consentimento precisa ser aplicado para que os indivíduos entendam que seus dados estão sendo coletados.
• contratual: após a certificação da contratação é possível que dados sensíveis (como quadro de saúde e conta bancária) passem a ser utilizados. O uso de termos e documentos que informem essa coleta é necessário.
• pós-contratual: nesta fase a empresa precisa realizar a comunicação sobre a retirada dos dados e, caso seja necessário mantê-los no sistema, explicar essa ação.
  O setor de recursos humanos, que geralmente lida diretamente com os dados pessoais e sensíveis com mais frequência que os outros profissionais, devem estar preparados e bem instruídos para colocar em prática todos os pontos.

Adaptação dos trabalhadores

Além da ação dos gestores e líderes, também é preciso que os colaboradores conheçam a ferramenta a fundo, tanto para entender seus direitos como para se certificar que a empresa está alinhada com os pontos.

Dessa forma, é recomendado que os gestores e o time responsável pela aplicação instruam os funcionários – através de palestras, eventos, documentos de consulta – sobre as ações necessárias de serem tomadas.

Aplicação de sanções e novo momento

Um novo momento para a proteção começou a ser vivenciado a partir da publicação do Regulamento de Dosimetria e Aplicação de Sanções Administrativas em fevereiro de 2023. Ainda que as multas já sejam conhecidas para as instituições, elas só começam a ser aplicadas neste ano.

No entanto, os casos de infração percebidos antes dessa data também serão revisitados para efetiva aplicação da sanção. O ponto reforça a importância do cumprimento da Lei nº 12.965.

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Fonte: LGPD Brasil